Você sabe o que BPO Financeiro e como essa ferramenta pode ajudar na organização das finanças da sua empresa?
O BPO Financeiro vem conquistando o seu espaço aqui no Brasil, sendo cada vez maior o número de empresas que conhecem os benefícios deste tipo de serviço e o contratam para melhorar sua gestão e maximizar os seus resultados.
Se você ainda não sabe como funciona está solução e não conhece os benefícios que ela pode oferecer para os seus negócios, continue conosco e acompanhe este artigo até o final.
O que é BPO Financeiro?
BPO é a sigla para Business Process Outsourcing, metodologia que em tradução para o português significa “Terceirização de Processos dos Negócios.”
Sendo assim, quando falamos em BPO Financeiro, estamos falando de um tipo de serviço que as empresas contratam para terceirizar tarefas e rotinas ligadas à gestão financeira dos seus negócios.
O processo de terceirização empregado aqui, é bem semelhante ao que já acontece com mais frequência em outros departamentos, importantes para uma empresa, dentre eles, a contabilidade.
A ideia central de um BPO, é permitir que as empresas funcionem de forma enxuta e otimizada, concentrando seus esforços no seu core business (atividade principal), enquanto especialistas cuidam de atividades relacionadas aos processos e a gestão empresarial.
Dentre as tarefas que uma empresa de BPO Financeiro pode gerenciar, podemos destacar:
- Emissão e envio de boletos de cobrança;
- Emissão e envio de notas fiscais;
- Geração de relatórios financeiros;
- Gestão de contas a receber;
- Gestão e agendamento de contas a pagar;
- Realização de conciliações bancárias.
Se na sua empresa, você ainda precisa se preocupar com o agendamento de pagamentos, a emissão de boletos e tarefas relacionadas, contratar um BPO Financeiro é uma excelente opção para otimizar seus processos.
De forma semelhante, se você possui um financeiro interno, mas está em busca de uma alternativa para reduzir custos operacionais, o BPO também é uma saída.
Quais as vantagens do BPO Financeiro?
Um BPO Financeiro pode oferecer muitos benefícios para as empresas, e por sinal, é justamente por isso que esse tipo de serviço e solução vem ganhando cada vez mais espaço no mercado.
Dentre as principais vantagens que o investimento em um serviço de BPO Financeiro, pode oferecer, podemos destacar as seguintes:
1.Redução de custos com mão de obra
Manter um departamento financeiro internamente costuma envolver custos elevados com mão de obra. Confira uma estimativa:
- Salário: R$ 1.500,00
- INSS: R$ 300,00
- FGTS: 120,00
- Férias: R$ 125,00
- 1/3 de Férias: R$ 41,67
- Décimo Terceiro: R$ 125,00
- FGTS sobre 13º e Férias: R$ 23,33
- INSS sobre 13º e Férias: R4 58,33
- Vale Transporte: R$ 150,00
- Alimentação: R$ 280,00
Total: R$ 2.723,33 mensais ou R$ 32.678,74 por ano.
Sem dúvidas alguma, um valor elevado, e que pode ser ainda maior caso a empresa tenha mais de um funcionário em seu departamento financeiro.
Por sua vez, a boa notícia é que com a contratação de um BPO Financeiro, a sua empresa pode manter as rotinas de gestão financeira em dia com custos muito menores.
2.Redução de custos operacionais
Além da redução dos custos com mão de obra, quem contrata um BPO Financeiro, também consegue obter uma boa economia com despesas operacionais, incluindo:
- Alocação de espaço físico;
- Mobília de escritório (mesa e cadeira);
- Computador, telefone e impressora;
- Software de gestão financeira.
Para cada novo funcionário contratado e mantido internamente, as empresas também precisam considerar as despesas e os custos com a estrutura mínima necessária para que o colaborador desenvolva suas atividades.
Na prática, isso significa que a economia proporcionada por um BPO Financeiro, pode ser ainda muito superior àquela que destacamos no tópico anterior.
3.Melhoria dos controles financeiros e decisões
Ao investir na contratação de um BPO Financeiro, a sua empresa terá acesso a relatórios e indicadores importantes para a melhoria da tomada de decisões.
Com controles financeiros precisos, será muito mais fácil acompanhar a evolução financeira da empresa, reduzindo custos quando necessário, além de identificar o melhor momento para realizar determinados investimentos.
Se hoje a sua empresa não conta com um controle eficiente de contas a pagar, contas a receber, não possui um fluxo de caixa atualizado e não entrega relatórios financeiros para suas tomadas de decisão, é hora de mudar o panorama.
Dentre os relatórios e indicadores que uma empresa de terceirização financeira pode entregar, e que podem ser considerados indispensáveis para os seus negócios, podemos destacar:
- EBITDA;
- Faturamento;
- Liquidez Corrente;
- Lucratividade.
- Margem Bruta;
- Margem Líquida;
- Ponto de Equilíbrio;
- ROI.
4.Maior foco da empresa no seu core business
Por fim, outro benefício muito importante que o BPO Financeiro pode oferecer é o suporte para que as empresas possam manter o seu foco no core business, ou seja, nas atividades que geram receitas para os negócios.
O que queremos dizer, é que se a sua empresa é uma concessionária, o seu objetivo deve estar relacionado a vender o maior número possível de veículos, e nada mais além disso.
Muito embora, as empresas precisem de uma série de atividades meio para funcionar, é preciso reconhecer que manter e gerenciar uma série de departamentos internamente pode elevar os custos e fazer com que as empresas percam eficiência.
Sendo assim, a liberação da empresa e dos seus gestores para manter o foco nas atividades que realmente importam, enquanto especialistas cuidam das rotinas de contas a pagar e a receber, é mais um dos benefícios que a terceirização financeira pode oferecer.
Quanto custa um BPO Financeiro?
O custo para contratar um BPO Financeiro costuma variar principalmente em razão do número de movimentações e lançamentos financeiros que uma empresa possui.
No entanto, em todo caso, basta fazer as contas para perceber que o investimento neste tipo de serviço é muito menor que o custo para manter um departamento financeiro interno.
É muito comum encontrar micro e pequenas empresas que investem em média R$ 500,00 mensais em um serviço como este e conseguem manter o seu financeiro rigorosamente organizado, ganhando, com isso, pontos importantes em gestão e competitividade.
BPO Financeiro: erros de gestão financeira que prejudicam a sua empresa
Quando falamos em BPO Financeiro, não podemos deixar de comentar sobre alguns erros clássicos que podem ser evitados com a terceirização do financeiro.
Evitar os erros que selecionamos e vamos apresentar na sequência, é fundamental para que uma empresa consiga ser competitiva, lucrativa, organizada, e com isso, resistente aos momentos mais difíceis.
Os números mostram que muitas empresas acabam encerrando suas atividades em função de falhas na gestão financeira que poderiam e precisam ser evitadas.
1.Não ter um planejamento financeiro
Quando o assunto é gestão financeira, um dos pilares fundamentais consiste em elaborar, manter e executar um bom planejamento.
O planejamento deve levar em consideração itens como:
- Previsão de receitas;
- Precificação dos produtos e serviços;
- Estimativa de custos e despesas.
No entanto, este planejamento só se tornará assertivo com base em informações precisas e organizadas em bons relatórios e indicadores.
Conte com o apoio de um BPO Financeiro para organizar as finanças da sua empresa e evitar desequilíbrios que possam comprometer os resultados e o funcionamento dos negócios.
2.Não controlar o fluxo de caixa
Outra ferramenta muito importante para a organização de uma empresa é o controle de fluxo de caixa. No entanto, ainda existem muitas empresas que não fazem uso desta ferramenta.
No fluxo de caixa, todas as entradas e saídas de recursos são organizados em ordem cronológica, o que contribui de forma direta para a organização financeira, e também para a elaboração de previsões assertivas.
Com um bom fluxo de caixa, o gestor pode prever cenários e identificar o momento certo para fazer determinados investimentos ou cortar custos, de forma a manter o fluxo de entrada e saída de recursos em perfeito equilíbrio.
Veja um exemplo simples de fluxo de caixa e comece a implementar melhorias na gestão financeira da sua empresa:
| Controle de Fluxo de Caixa | Saldo Inicial | R$ 2.000,00 | ||
| Data | Tipo | Histórico | Valor | Saldo |
| 02/12/2022 | E | Vendas do dia | R$ 2.000,00 | R$ 4.000,00 |
| 02/12/2022 | S | Aluguel | -R$ 2.000,00 | R$ 2.000,00 |
| 03/12/2022 | E | Vendas do dia | R$ 4.000,00 | R$ 6.000,00 |
| 03/12/2022 | S | Conta de luz | -R$ 1.500,00 | R$ 4.500,00 |
| 03/12/2022 | S | Conta de água | -R$ 500,00 | R$ 4.000,00 |
| 04/12/2022 | S | Conta de internet | -R$ 100,00 | R$ 3.900,00 |
| 04/12/2022 | E | Vendas do dia | R$ 4.000,00 | R$ 7.900,00 |
| 05/12/2022 | E | Vendas do dia | R$ 3.000,00 | R$ 10.900,00 |
| 05/12/2022 | S | Pagamento de funcionários | -R$ 8.000,00 | R$ 2.900,00 |
3.Não controlar contas a pagar e a receber
Para manter as contas da empresa rigorosamente em dia, você precisa registrar e controlar o seu contas a receber e a pagar de forma adequada, conciliando os lançamentos com as movimentações na conta bancária da empresa.
Se atualmente a sua empresa não faz isso da forma como deveria, seja por falta de tempo ou pessoas capacitadas para tal função, contar com o suporte de um BPO Financeiro é a melhor opção.
4.Não utilizar relatórios e indicadores
Toda e qualquer empresa, independente do porte ou tipo de atividade desenvolvida, precisa de relatórios e indicadores para funcionar de forma eficiente.
Sem relatórios, fica extremamente difícil mensurar os resultados do negócio, entender a saúde financeira da empresa e tomar decisões assertivas, fatos que acabam colocando os negócios em risco.
Em meio a este cenário, a boa notícia é que ao investir em um BPO Financeiro, você terá relatórios e indicadores atualizados à sua disposição.
5.Contratar empréstimos de forma descontrolada
Contratar empréstimos e financiamentos de forma descontrolada também é um dos erros de gestão financeira que podem colocar a sua empresa em risco.
Como todos nós sabemos, os juros em operações deste tipo costumam ser elevados e, portanto, precisam ser evitados a todo custo.
Para que isso seja possível, mantenha as finanças em ordem, e procure destinar parte dos lucros mensais para construir um fundo para emergências, assim a sua empresa não precisará recorrer aos bancos em momentos difíceis.
6.Misturar finanças pessoais e empresariais
Se você ainda não conseguiu separar as suas finanças pessoais e empresariais, saiba que esse também é um problema que pode colocar os seus negócios em risco.
Defina um pró-labore (retirada mensal), não pague despesas pessoais na conta bancária da empresa e não receba dos clientes na sua conta pessoa física.
Aqui na Blue+ Contabilidade temos um time de especialistas em gestão financeira preparado para ajudar você a colocar tudo em ordem.
7.Não utilizar um sistema de gestão empresarial
Por último, mas não menos importante, é preciso destacar que a não utilização de um sistema de gestão financeira também é um problema que precisa de atenção.
Toda e qualquer empresa precisa fazer uso de um software de gestão financeira com recursos de contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa, conciliação bancária, além de indicadores e relatórios.
Gestão financeira não é um mistério como muitos acreditam. Com o apoio de especialistas e processos bem definidos, tudo pode funcionar bem.
Contratar um BPO Financeiro é seguro?
Agora que você já sabe o que é BPO Financeiro, quais são os seus benefícios e alguns dos principais erros que essa solução pode ajudar você a corrigir, é hora de finalizar o conteúdo com a resposta para uma dúvida muito comum:
“Contratar um BPO Financeiro é seguro?”
Podemos garantir que sim, pois por mais que o BPO tenha acesso para consultar movimentações, realizar conciliações bancárias e agendar pagamentos, toda operação que envolva a saída de recursos precisará ser autorizada pelo responsável pela empresa.
A boa notícia é que este processo de autorização costuma ser muito simples, e pode ser realizado através de um app do seu banco.
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